Vad gör att en grupp överlever under lång tid? Elinor Ostrom, som var professor i statsvetenskap vid Indiana University i Bloomington i USA, ägnade årtionden åt att studera samarbete i och mellan grupper över hela världen. Ostrom fann ett mönster: om åtta kriterier är uppfyllda fungerar samarbetet. Hon valde termen design principles (designprinciper) för att beskriva dessa kriterier. Ostroms arbete var så banbrytande att hon 2009, som första kvinna, fick ekonomipriset till Alfred Nobels minne.

Designprinciperna har väckt intresse från psykologer eftersom de går i linje med vad psykologiska teorier säger om hållbara grupper, team och organisationer. Vi på Psykologifabriken har jämfört Ostroms principer med över hundra psykologiska studier och svensk arbetsmiljöforskning i vår bok Ensam eller stark – åtta principer för framgångsrika team. Utifrån denna metod har vi hjälpt flera team att utveckla sitt samarbete. För att kunna utvärdera våra insatser har vi skapat en kartläggning av åtta principer för framgångsrika team. 

Men vilka är de åtta principerna? Här kommer en sammanfattning.

1. Tydligt mål - Målet visar vilka beteenden som hjälper ert team

2. Tydliga roller - Roller ger grund till rättvis belöning och arbetsbelastning

3. Inkluderande beslutsfattande - Ta hand om allas åsikter och fördela mandat

4. Positiv feedback - Ge positiv återkoppling på beteenden som leder mot målet

5. Psykologisk trygghet - Psykologisk trygghet ger grund för snälla tillsägelser som kan trappas upp

6. Förebygg konflikter - Förebygg och hantera dispyter genom att se situationen bakom dem 

7. Autonomi - Tillit, självständiga medarbetare och självständiga team

8. Samarbete med andra grupper - Samma principer behövs mellan team som inom team

Att ha en storslagen vision är viktigt. Ännu viktigare är att ha ett specifikt mål för att uppnå visionen. Målet enar teamet och gör det tydligt vad ni behöver göra, vilka era viktiga nyckelbeteenden är. Ni hittar era nyckelbeteenden via konkreta situationer och exempel avgränsade i tid och plats. 

Vem gör vad för att ni ska nå ert mål? Genom att utgå från teamets mål kan ni skapa individuella mål och fördela roller till medlemmarna i teamet. Med tydliga roller är det lättare att skapa en transparent arbetsbelastning vilket gör det lättare att skapa en rimlig  arbetsbelastning samt ge en rättvis ersättning.

Hur ska du orka följa ett beslut som du inte röstade på? Om du känner att din röst räknas är det lättare att acceptera att bli nedröstad. Om du har förtroende för att beslutsprocessen är bra är det lättare att acceptera att bli nedröstad. Ett inkluderande beslutsfattande är inte samma sak som konsensus. Ni kan ha tydligt fördelade mandat där alla vet vem som ska fatta vilket beslut och hur den vill ha input. Ni kan exempelvis samla in information och åsikter om kommande beslut med omröstningar, enkäter, att gå varvet runt och låta alla tycka till på ett möte. Se till att alla har tillgång till information för att kunna tycka till på bästa sätt.

Alla beteenden som leder till målet och främjar samarbete behöver uppmuntras. Detta görs bäst med positiv feedback. Varför? För att uppföljning efter beteendet påverkar mer än instruktioner innan beteendet. För att överhuvudtaget veta vad dina kollegor gör bra behöver du ha insyn. Genom att vara nyfiken på dina kollegor och hitta deras goda exempel (avgränsade i tid och plats) kan du också ge mycket bättre feedback än ett slappt “bra jobbat”.  

I ett team finns det alltid problematiska beteenden som leder bort från det överenskomna målet. När någon gör problematiska beteenden måste ni säga ifrån. Ju tryggare teamet är desto tidigare kan ni säga ifrån. Ofta agerar vi kraftigt när större problem uppstår på arbetsplatsen, Med psykologisk trygghet går det att prata om problem tidigt. Genom att rikta tillsägelserna mot beteendet istället för mot personen blir det lättare för personen att ändra sitt beteende. Med psykologisk trygghet i teamet kommer ni må och prestera bättre. 

Det som ser ut att vara ett problem med en person är oftast ett problem med en situation. Konflikter beror sällan på personkemi. Konflikter uppstår lättare där det finns bristande mål, orättvis arbetsbelastning eller otydliga roller, orättvist beslutsfattande, bristande feedback och om problembeteenden som dykt upp inte hanterats.

Du behöver inte vara kompis med alla på jobbet. Fokusera på mål, roller och på vilket arbete som ska göras istället. Genom att se situationer som kan skapa konflikter kan ni se till att de inte händer. 

Med bristande tillit och detaljstyrning riskerar ni att skapa passiva medarbetare och team. 

Teamet måste istället ha en god grad av självständighet. En medarbetare, eller ett team, kan inte be om tillåtelse för alla sina val och prioriteringar. Genom att visa tillit och tillåta självständighet kan ni skapa aktiva medarbetare och team. Självständiga medarbetare och team kan lättare anpassa sig till nya förutsättningar och vara innovativa. Visa tillit och skapa självständighet genom att delegera med tydliga mål istället för exakt väg mot målet. 

Ett hållbart och framgångsrikt team skapas med: tydliga mål, tydliga roller, inkluderande beslutsfattande, positiv feedback, psykologisk trygghet, konflikthantering och autonomi mellan teammedlemmar. 

Om vi tar ett större perspektiv, när flera team ska samarbeta och skapa en hållbar och framgångsrik organisation, kan vi använda exakt samma principer. 

För att skala upp samarbetet från teamet till andra team: Använd de sju första principerna även för relationen mellan teamen. Exempelvis är det bra att sätta mål för att samordna två team.